LABORATUVAR TARAFSIZLIK VE GİZLİLİK POLİTİKASI

Tarafsızlık, Ufuk Kontrol herhangi bir şirket, kuruluş veya kişiye bağımlı değildir. Kalibrasyon faaliyetlerini mali, idari, siyasi ve ticari baskılardan uzak, tam bağımsız ve tarafsız olarak yerine getirmektedir.

Tarafsızlığı korumaya yönelik olarak ISO/IEC 17025 kapsamında Genel Müdür Yardımcısı, Laboratuvar Kalite Müdürü ve Laboratuvar Kalite Yönetim Temsilcisi yetkilendirilmiştir. Genel Müdür Yardımcısı, Laboratuvar Kalite Müdürü ve Laboratuvar Kalite Yönetim Temsilcisi tüm ilgili tarafları eşit olarak temsil edecek şekilde oylama ile karar almaya yetkilendirilmiştir. Genel Müdür Yardımcısı, Laboratuvar Kalite Müdürü ve Laboratuvar Kalite Yönetim Temsilcisi akreditasyon ve standartlar kapsamında kararlarında bağımsız hareket etme yetkisine sahiptir. Tüm faaliyetlere ilişkin bilgiler tarafsızlığı korumaya yönelik olarak durum değerlendirmesi yapılır ve gerekli tedbirler alınır. Üst yönetimi tarafından kararlara uyulmaması, tarafsızlığı tehlikeye atabilecek durumların tespiti halinde ilgililerin gizlilik prensipleri çerçevesinde akreditasyon kurumuna ve/veya ilgili bakanlıklara şikayet etme yetkisi verilmiştir/vardır.

Yapılan tüm kalibrasyon faaliyetleri Genel Müdür Yardımcısı, Laboratuvar Kalite Müdürü ve Laboratuvar Kalite Yönetim Temsilcisinin denetimine açıktır.

Ortaklıklarının bulunduğu, çıkar çatışmasına yol açacak veya kendi faaliyeti gibi göstermiş olduğu sektör ve konularda faaliyetlerde bulunmaz.

Kalibrasyon faaliyetlerinin tarafsızlığını ve bağımsızlığını tehlikeye düşürebilecek, çıkar çatışması yaratabilecek durumları ve risklerini tanımlamıştır. Riskleri minimize/elimine etmek için alınan önlemler açıklamıştır. Bu durumlar Laboratuvar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından da periyodik olarak değerlendirilmektedir.

Finansal Yeterlilik, yıllık olarak aylık bazda takip edilebilecek şekilde üst yönetimi tarafından bütçe oluşturulur. Bütçede yeni yatırımlarla ilgili kullanılacak kaynak ve tutar belirlenir. Personel giderleri, ofis giderleri, vergi ve kamusal diğer harcamalar, personel eğitim giderleri ve tahmini yapılacak kalibrasyon faaliyetlerinde oluşabilecek giderler bütçede belirlenir. Yıllık bazda oluşturulan bütçe aylık gerçekleşen rakamlara göre gelecek ay için tahmini bütçe oluşturulur. Sapmalar olması durumunda bütçe revize edilir. Bütçede belirlenen giderlerin nasıl karşılanacağı ve hangi kaynağın kullanılacağı tanımlanır.

Sorumluluk, başvurunun alınmasından, teklif / sözleşme, kalibrasyon planlanması, ölçüm, raporlama gibi hizmetinin sunumundaki tüm aşamalarda; yapılan faaliyetlerin uluslararası akreditasyon şartlarına ve onaylanmış kuruluş şartlarına uygun yürütmekten, tarafsızlığın sağlanmasından, çıkar ilişkisi oluşabilecek durumların analiz edilerek kabul edilebilir seviyeye getirilmesinden, gizlilik prensibine bağlı kalınacağından ve tüm bu faaliyetlerin gerçekleşmesi için uygun kaynağın ve altyapının sağlanmasından üst yönetimi sorumludur.

Üçüncü taraflar, faaliyetlerin gerçekleştirilmesinden kaynaklanacak riskler hususunda yapılan işin neticesinde sorumlu ve garantördür.

Gizlilik, ISO/IEC 17025 Standardında belirtilen esaslar çerçevesinde gizlilik sağlanır. Kuruluşlarla yapılan sözleşmelerde, başta kalibrasyon olmak üzere tüm aşamalarda tarafsızlık ve gizlilik ilkesine bağlı kalınacağı taahhüt edilmektedir. Tüm laboratuvar çalışanları ve diğer hizmet alımı yapılan kuruluşlarla gizlilik sözleşmesi yapılmaktadır.

Gizlilik sözleşmesi, kalibrasyonu yapılacak kapsamda firma/müşteri bilgileri ile ilgili herhangi bir bilginin ve dokümanın üçüncü taraflarla paylaşılmayacağı ve iletilmeyeceğini, gizlilik gerektiren durumları kapsamaktadır. Gizlilik gerektiren bu durumlar sadece ilgili yasal ve akreditasyon kuruluşlarına açıktır. Bu bağlamda; yasal kuruluşlar, müşterinin teknik dosyasında bulunması gereken dokümanları talep etmesi durumunda ilgili taraflara talep edilen dokümanlar sunulacaktır.

Kuruluş kayıtları bilgisayar ortamında ve basılı kopya olarak saklanır. Sadece yetkili kişilerin ulaşabileceği şekilde bilgi güvenliği ve arşiv sistemi oluşturulmuştur. Müşterinin yazılı izni olmadan bilgilerin üçüncü tarafa aktarılmayacağı beyanı sözlü ve yazılı olarak (kalibrasyon raporlarında) iletilir. Kalibrasyon raporunun bir kopyası laboratuvarda saklanır. Ofis dışında kesinlikle saklanmaz ve başka kopyası alınmaz.

Şikayetler, E-mail, sözlü veya yazılı gelen tüm şikayetler kayıt altına alınarak, Laboratuvar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından değerlendirilir ve öncelikle şikayetin kalibrasyon faaliyetleri ile ilişkili olup olmadığı belirlenir. Ayrıca değerlendirme sürecinde şikayetçi ve şikayet konusu ile ilgili bağımsız karar vermenin yanı sıra gizlilik prensibi de esastır.

Kalibrasyon hizmet sunumundaki performansını iyileştirmek için, yazılı ve sözlü gelen bu tip şikayetler kayıt altına alınarak ilgili prosedür çerçevesinde değerlendirilir. Her bir denetimden sonra müşteri anketleri düzenlenerek Laboratuvar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından analiz, değerlendirme ve iyileştirme yapılır.

Üst yönetim olarak; Tarafsızlık, Finansal Yeterlilik, Şikayetler, Gizlilik ve Sorumluluk şartlarına bağlı kalacağını taahhüt ve beyan eder.